Pourquoi les candidatures s'éteignent, et ce qu'on peut mesurer

Dans la plupart des organismes de formation, le nombre de candidatures reçues est connu. Le nombre de contrats signés aussi. Entre les deux, l'écart est un trou noir : il se commente, il ne se mesure pas. On dit « les candidats ne répondent plus », « le marché est difficile », « les entreprises recrutent moins ». Ces explications sont parfois vraies, mais elles arrivent toujours après la campagne, quand il n'y a plus rien à corriger.

Un entonnoir d'admissions perd des candidats à des endroits précis, et presque toujours aux mêmes. Les nommer permet de les compter. Les compter permet de savoir lequel coûte le plus cher cette année, et de n'agir que sur celui-là.

Les six endroits où un candidat disparaît

1. Entre l'intérêt et la candidature

Un candidat consulte votre page de formation, puis il doit candidater. Si cette étape lui demande de créer un compte, de choisir un mot de passe, de confirmer une adresse électronique avant même d'avoir donné son nom, une partie s'arrête là. Cette perte est invisible : ces personnes ne figurent dans aucun fichier, puisqu'elles n'ont rien déposé.

Elle se mesure pourtant, en rapprochant le nombre de visites de la page de candidature du nombre de candidatures effectivement déposées. Un rapport de un sur dix n'a rien d'anormal sur une formation grand public. Un rapport de un sur cinquante signale un formulaire qui décourage.

2. Entre la candidature et le dossier complet

C'est la perte la plus massive, et la plus réparable. Le candidat a déposé sa candidature, mais il manque une pièce : un relevé de notes, une pièce d'identité, un justificatif de domicile, parfois un simple numéro de téléphone mal saisi. Le dossier reste en attente. Personne ne relance, parce que relancer suppose de savoir qui relancer, et que cette liste n'existe nulle part sous une forme exploitable.

Le candidat, lui, croit avoir postulé. Il attend. Au bout de trois semaines, il considère que la réponse est non.

3. Entre le dossier complet et l'entretien

Le dossier est complet, il faut maintenant convoquer. Cette étape dépend de la disponibilité de personnes : un responsable de formation, un jury, parfois les deux. En période de forte charge, l'écart entre le moment où le dossier devient complet et le moment où le candidat reçoit une proposition de créneau s'allonge sans que personne ne le voie.

Ce délai est l'indicateur le plus prédictif de toute la chaîne. Un candidat convoqué sous cinq jours se présente. Un candidat convoqué sous trois semaines a souvent déjà signé ailleurs.

4. Entre l'entretien et l'admission

Cette étape est la plus maîtrisée, parce qu'elle relève d'une décision que l'organisme prend lui-même. Elle produit néanmoins une perte silencieuse : les candidats admis sous condition, à qui l'on demande encore quelque chose, et qui retombent dans l'état d'attente du point 2.

5. Entre l'admission et l'entreprise d'accueil

En apprentissage, c'est le goulot réel. Le candidat est admis, il est motivé, et il doit maintenant trouver une entreprise. Beaucoup d'organismes considèrent que cette recherche appartient au candidat. Dans les faits, c'est à ce moment que se perd la plus grande partie des admis : pas par manque d'entreprises, mais parce que personne ne tient le lien entre les deux.

Un organisme qui connaît ses entreprises partenaires, leurs postes ouverts et leurs périodes de recrutement transforme bien mieux que celui qui envoie une liste de contacts à un jeune de dix-huit ans. Ce sujet mérite son propre traitement, et nous lui en avons donné un : la mise en relation entre un candidat et une entreprise d'accueil.

6. Entre l'entreprise et le contrat signé

L'entreprise est d'accord, reste à signer. Cette dernière étape fait intervenir des tiers : l'opérateur de compétences, parfois un service juridique, parfois une signature manuscrite à aller chercher. Les pertes y sont rares mais tardives, donc coûteuses : une place perdue à ce stade ne se remplace plus.

Ce qu'il faut compter, et sous quelle forme

Trois chiffres suffisent à piloter une campagne. Ils ne demandent aucun outil sophistiqué, seulement d'être produits chaque semaine plutôt qu'une fois à la fin.

• L'effectif présent à chaque étape. Combien de candidatures, combien de dossiers complets, combien d'entretiens tenus, combien d'admis, combien d'entreprises trouvées, combien de contrats. Pris isolément, ces nombres disent peu. Suivis semaine après semaine, ils montrent où le flux ralentit.
• L'ancienneté moyenne dans chaque étape. C'est l'indicateur qui révèle les blocages avant qu'ils ne deviennent des pertes. Un dossier qui attend depuis onze jours n'est pas encore perdu. Le même dossier à trente jours l'est presque toujours.
• Le nombre de candidats sans contact depuis plus de dix jours. C'est la liste de travail de la semaine. Elle doit tenir sur un écran, et se mettre à jour toute seule. Si elle demande une extraction, un tableur et une mise en forme, elle ne sera pas produite pendant les semaines où elle sert le plus.

Pourquoi le tableur ne tient pas la distance

Presque tous les organismes commencent par un tableur, et c'est un choix rationnel : il est gratuit, immédiat, et il épouse exactement l'organisation du moment. Il cesse de fonctionner pour trois raisons précises, qui arrivent toutes au pire moment de l'année.

Il ne sait pas qui a fait quoi. Quand trois personnes relancent, le tableur ne dit pas laquelle a appelé, ni ce que le candidat a répondu. On rappelle deux fois la même personne, et jamais celle d'à côté.

Il vieillit en silence. Une colonne « statut » n'alerte personne quand elle n'a pas bougé depuis un mois. L'information manquante ne se signale pas, contrairement à une information fausse.

Il se duplique. À la troisième semaine de campagne, il existe trois versions du fichier, et la plus à jour est sur un poste précis, celui de la personne en congés.

Ce qui change quand le suivi est tenu par l'outil

Le gain n'est pas de voir de jolis graphiques. Il est de recevoir, chaque matin, la liste courte de ce qui est en train de se perdre, sans avoir à la construire.

Concrètement, cela veut dire qu'un dossier incomplet relance le candidat tout seul, à un rythme réglé une fois pour toutes. Que la direction voit l'état de la campagne en cours plutôt que son bilan trois mois après. Et que l'écart entre les candidatures reçues et les contrats signés devient un chiffre qu'on peut nommer, donc corriger l'année suivante.

C'est ce que fait Pyramide, notre logiciel d'admissions pour les CFA et les écoles. Il ne remplace pas votre logiciel de gestion : il tient la partie que celui-ci ne couvre pas, entre le premier contact et le contrat signé. Sur ce point, voir aussi ce que fait un logiciel de gestion, et ce qu'il ne fait pas.

Par où commencer, sans rien changer

Avant tout achat de logiciel, une campagne peut être instrumentée avec ce que vous avez déjà. Trois gestes, dans cet ordre.

Datez les passages d'étape. Ajoutez une colonne de date à chaque changement de statut, même dans un tableur. Sans dates, aucun délai n'est calculable, et les délais sont ce qui compte.

Produisez la liste des dormants une fois par semaine. Les candidats sans contact depuis plus de dix jours, triés du plus ancien au plus récent. Traitez les dix premiers. C'est la seule action dont l'effet se voit dès la semaine suivante.

Comptez une fois les pertes par étape, sur la campagne précédente. C'est le premier chantier du calendrier décrit dans préparer une campagne de rentrée. Ce travail prend une demi-journée et il tranche un débat : il dit si votre problème est le volume de candidatures, la vitesse de traitement, ou la recherche d'entreprise. Les trois appellent des réponses différentes, et investir sur la mauvaise coûte une année.