Préparer une campagne de rentrée, mois par mois

Les campagnes d'admissions se ressemblent d'une année sur l'autre, et pourtant chaque année elles surprennent. La raison est simple : la charge n'est pas répartie. Elle est faible pendant huit mois, puis elle devient ingérable pendant six semaines, et c'est précisément pendant ces six semaines que se décident les effectifs.

Ce qui suit est un calendrier indicatif pour une rentrée de septembre. Les dates glissent selon les niveaux et les secteurs, mais l'ordre des événements, lui, ne change pas.

Octobre à décembre : préparer pendant qu'on a le temps

C'est la seule période où une décision d'organisation peut encore être prise sans urgence. Trois chantiers y tiennent, et aucun ne tiendra plus tard.

Le bilan chiffré de la campagne précédente. Pas le nombre d'inscrits, qui est déjà connu, mais la perte à chaque étape. Combien de candidatures, combien de dossiers jamais complétés, combien d'admis sans entreprise. Ce comptage prend une demi-journée et il oriente toute l'année : il dit si votre sujet est le volume en entrée, la vitesse de traitement, ou l'entreprise d'accueil.

La mise à jour de l'offre. Formations ouvertes, places par groupe, prérequis, pièces demandées. Cette liste sert de référence à tout le reste. Tant qu'elle n'est pas figée, les pages de candidature ne peuvent pas l'être non plus.

La reprise de contact avec les entreprises. Les entreprises qui ont accueilli cette année décident pour l'année suivante bien avant le printemps. Les solliciter en juillet, c'est arriver après tout le monde. Ce sujet est traité en détail dans trouver l'entreprise d'accueil.

Janvier à février : ouvrir les candidatures

L'ouverture est un moment technique, et c'est le premier point de rupture. Ce qui est mal fait ici se paie pendant les six mois suivants, parce que cela crée une base de données sale qu'il faudra nettoyer à la main.

Deux erreurs reviennent. La première est de demander trop de pièces dès le dépôt : chaque pièce supplémentaire exigée avant que le candidat ne soit engagé fait tomber une part des candidatures. La seconde est de ne pas demander les pièces du tout, ce qui déplace simplement le travail sur les relances.

La règle qui fonctionne : demander au dépôt le strict minimum pour identifier et recontacter la personne, puis demander le reste une fois qu'elle a manifesté un engagement réel. Le formulaire de dépôt ne doit pas demander la création d'un compte, c'est le filtre le plus coûteux de toute la chaîne.

Mars à avril : la période où tout se joue sans bruit

C'est le moment le plus dangereux de la campagne, parce que le volume est encore modeste et que l'attention est ailleurs. Les dossiers incomplets commencent à s'accumuler. Personne ne s'en inquiète, puisqu'il reste cinq mois.

Or un dossier incomplet de mars sera presque toujours un dossier perdu en juin. Le candidat qui ne complète pas en mars n'a pas changé d'avis, il a simplement arrêté d'y penser. Trois semaines plus tard, il est engagé ailleurs.

Le seul indicateur à tenir pendant cette période est l'ancienneté des dossiers en attente. Pas leur nombre : leur ancienneté. Dix dossiers en attente depuis trois jours sont une situation normale. Dix dossiers en attente depuis trente jours sont dix places perdues qui ne sont pas encore comptées.

Mai à juin : la charge et les entretiens

Le volume arrive, et avec lui le deuxième point de rupture : la planification des entretiens. Elle dépend de personnes qui ont déjà un emploi du temps, et elle se fait au téléphone, créneau par créneau.

C'est l'étape la plus coûteuse en temps administratif de toute la chaîne, et la plus mécanisable. Proposer des créneaux, encaisser les refus, reproposer, confirmer, rappeler la veille : rien là-dedans ne demande de jugement, et tout y demande de la constance.

Le délai entre dossier complet et entretien proposé est l'indicateur à surveiller. Au-delà de dix jours, la campagne perd des candidats qui étaient acquis.

Juillet et août : ne pas disparaître

Troisième point de rupture, et le plus connu : les équipes partent en congés, les candidats non. Un candidat qui dépose une candidature le 28 juillet et reçoit sa première réponse le 25 août a eu quatre semaines pour en choisir un autre.

Ce qui tient pendant cette période n'est pas l'effectif présent, qui sera réduit quoi qu'il arrive, mais ce que l'outil fait tout seul : l'accusé de réception, la demande de pièces manquantes, la relance au bout de quelques jours. Sans automatisme, un mois de campagne disparaît.

Et quand l'équipe revient, ce n'est pas la liste de tout ce qui est arrivé en août qu'il lui faut, mais celle de ce qui est resté sans réponse.

Septembre : la rentrée, et les admis sans entreprise

Le quatrième point de rupture est le plus douloureux parce qu'il arrive trop tard pour être corrigé. Des candidats admis, inscrits dans les effectifs prévisionnels, n'ont toujours pas d'entreprise. Ils ne rentrent pas.

Cette perte se prépare en mai, pas en septembre. Un admis sans entreprise au 1er juin est un dossier à traiter en priorité, pas une statistique à constater en octobre.

Ce qui se mécanise, et ce qui ne se mécanise pas

Toute la campagne n'a pas vocation à être automatisée, et prétendre le contraire serait malhonnête. La ligne de partage est nette.

Se mécanise : l'accusé de réception, la détection d'une pièce manquante, la relance au bout de n jours, le rappel de la veille d'entretien, la liste des dormants, le comptage par étape, la transmission au logiciel de gestion.

Ne se mécanise pas : la décision d'admission, la conversation avec un candidat qui hésite, le choix de l'entreprise à solliciter pour un profil donné, et l'appel qui rattrape quelqu'un qui allait renoncer. Ce sont exactement les tâches qu'on veut rendre à l'équipe en lui enlevant les autres.

Trois chiffres à afficher pendant toute la campagne

Si un seul tableau doit exister, qu'il tienne ces trois lignes, mises à jour toutes seules.

• Les dossiers sans contact depuis plus de dix jours. La liste de travail de la semaine, triée du plus ancien au plus récent.
• Le délai moyen entre dossier complet et entretien proposé. L'indicateur avancé de tout le reste.
• Les admis sans entreprise. À regarder dès le mois de mai, pas en septembre.

Produire ces trois chiffres à la main chaque semaine prend environ deux heures, et c'est faisable. Le problème est que ce sont les deux heures qui sautent en premier pendant les semaines où elles servent le plus. C'est la raison d'être d'un outil comme Pyramide : pas de produire des tableaux de bord, mais de produire ces trois listes sans que personne n'ait à s'en souvenir.