Choisir un logiciel d'admissions, sans se tromper de critère

Toute comparaison de logiciels commence par un tableau de fonctions, et tout tableau de fonctions finit par ressembler à une colonne de cases cochées. Portail candidat, relances, tableaux de bord, intégration : personne ne répond non. Le tableau ne discrimine rien, et la décision finit par se prendre au prix ou à l'impression laissée par le commercial.

Les critères qui séparent réellement un outil qui sera utilisé d'un outil qui sera abandonné au bout d'un an sont moins nombreux et plus concrets. Ils ont surtout une propriété utile : ils se vérifient en direct, pendant une démonstration, sans croire personne sur parole.

Avant de comparer, savoir ce qu'on cherche

Un outil d'admissions peut servir trois objectifs différents, et ils n'appellent pas le même produit. Les confondre est l'erreur la plus coûteuse du processus.

Augmenter le volume de candidatures. Le sujet est alors la facilité de dépôt, la visibilité des formations, et la qualité du formulaire. L'outil compte, mais le marketing compte davantage.

Transformer mieux ce qui arrive déjà. Le sujet est le délai de traitement, les relances, et la capacité à voir ce qui dort. C'est le cas le plus fréquent, et celui où un outil change vraiment les chiffres.

Reprendre le contrôle d'une organisation éclatée. Le sujet est le partage de l'information entre plusieurs personnes ou plusieurs sites. L'outil doit alors être jugé sur ses droits d'accès bien plus que sur ses fonctions.

Le moment de l'année compte aussi : une bascule d'outil ne se décide pas aux mêmes dates qu'une campagne, et le calendrier d'une campagne de rentrée indique les périodes à éviter. Le comptage décrit dans pourquoi les candidatures s'éteignent permet de trancher en une demi-journée. Le faire avant de consulter des éditeurs évite d'acheter une réponse à un problème qu'on n'a pas.

Les huit critères qui séparent réellement

1. Ce que le candidat doit faire pour postuler

À vérifier en démonstration, sur un téléphone, en se mettant à la place d'un jeune de dix-sept ans. Combien d'écrans avant d'avoir déposé quelque chose ? Faut-il créer un compte ? Faut-il confirmer une adresse électronique avant de pouvoir continuer ?

C'est le critère qui a le plus d'effet sur le volume, et c'est celui qu'on regarde le moins, parce que la démonstration se fait toujours côté administration.

2. Ce qu'on voit en arrivant le lundi matin

Demandez l'écran d'accueil d'un utilisateur ordinaire, pas celui du directeur. Si cet écran affiche des statistiques, l'outil a été conçu pour être montré. S'il affiche une liste de personnes à rappeler aujourd'hui, il a été conçu pour être utilisé.

3. La façon dont un dossier incomplet se signale

Toute solution sait marquer un dossier incomplet. La question est différente : que se passe-t-il ensuite sans que personne n'intervienne ? Le candidat est-il relancé automatiquement, selon quel rythme, et comment arrête-t-on la relance quand il a répondu par téléphone ?

4. Les droits d'accès, vérifiés en se connectant

Demandez à vous connecter avec un compte de responsable de site, pas avec le compte d'administration. Vous verrez immédiatement si la séparation est réelle ou si elle se résume à un filtre que chacun applique lui-même.

Pour un réseau ou un multi-sites, c'est le critère le plus structurant et le plus difficile à rattraper après coup.

5. L'intégration au logiciel de gestion

Native ou à construire, dans quel sens, et que se passe-t-il en cas de conflit. Les trois questions sont détaillées dans ce que fait un logiciel de gestion. Une intégration à développer se compte en semaines de mise en route et crée une dépendance durable.

6. Ce qui se passe quand on exporte

Demandez un export pendant la démonstration. Pas une capture d'écran d'un export : un export. Regardez s'il contient les pièces jointes, s'il est déclenchable par vous, et s'il est facturé.

Un éditeur qui rend l'export difficile le fait rarement par négligence.

7. L'hébergement et la sous-traitance

Les questions à poser, et les réponses qui doivent alerter, sont rassemblées dans où sont les données de vos candidats. L'accord de sous-traitance doit être communicable avant signature.

8. Qui répond quand ça ne marche pas

Demandez le délai de réponse contractuel, et surtout qui répond : un support de premier niveau qui ouvre un ticket, ou une personne qui connaît votre dossier. Pour un organisme de deux cents candidats, la différence est considérable pendant les six semaines de pointe.

Les coûts qui n'apparaissent pas dans le devis

Un devis de logiciel présente un abonnement et parfois des frais de mise en route. Le coût réel de la première année comprend au moins trois autres postes, qu'il vaut mieux chiffrer soi-même.

• La reprise des données existantes. Votre base de candidats, vos entreprises partenaires, votre historique. Parfois incluse, souvent facturée, toujours plus longue que prévu parce que les données existantes sont rarement propres.
• Le temps de vos équipes pendant la mise en route. Paramétrage, formation, double fonctionnement pendant quelques semaines. C'est le poste le plus lourd et il n'apparaît sur aucune facture.
• Les développements spécifiques. Toute demande qui sort du produit standard. À clarifier avant signature : ce qui est inclus, ce qui est facturé, et à quel tarif.

Comment conduire une démonstration utile

Une démonstration pilotée par l'éditeur montre toujours un parcours qui fonctionne. Pour qu'elle serve à décider, il faut en reprendre la conduite, et cela se prépare en dix minutes.

Apportez trois cas réels. Un candidat qui n'a jamais complété son dossier. Un candidat admis sans entreprise depuis deux mois. Une entreprise qui a accueilli l'an dernier et qu'on n'a pas rappelée. Demandez à voir ces trois situations dans l'outil.

Demandez ce qui n'existe pas. Un éditeur qui répond « c'est prévu dans la prochaine version » à trois questions sur cinq vend une feuille de route, pas un produit. Un éditeur qui dit « nous ne faisons pas ça » sur un sujet précis est souvent plus fiable.

Faites manipuler quelqu'un de l'équipe. Pas le directeur : la personne qui passera trois heures par jour dans l'outil. Dix minutes de manipulation en disent plus qu'une heure de présentation.

Le critère final, qui résume les autres

Si une seule question devait être posée, ce serait celle-ci : qu'est-ce que cet outil fait pour moi quand personne ne s'en occupe ?

Un outil qui attend qu'on le remplisse sera abandonné au premier pic de charge, c'est-à-dire exactement quand il devait servir. Un outil qui relance, qui signale et qui produit la liste du jour tout seul continue de travailler pendant la semaine où l'équipe est débordée.

C'est aussi, accessoirement, la raison pour laquelle nous insistons pour que les démonstrations se fassent sur vos cas plutôt que sur les nôtres. Nos cas marchent toujours.